Facturation électronique, dématérialisation… C’est du charabia pour vous ? Prenez quelques minutes pour vous éclaircir les idées sur le programme Facturation électronique qui concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services, piloté par la Direction financière de VYV³. Vous allez voir, c’est très concret et nous sommes nombreux à être concernés !
Pourquoi un programme Facturation électronique ?
En tant que membre d’un groupe TVA (assujetti unique), VYV3, en tant que grande entreprise, est soumise à une nouvelle obligation réglementaire et doit passer à la déclaration en ligne des données de transactions d’achat et de vente.
À partir du 1er septembre 2026, et au plus tard en 2027, toutes les factures devront être dématérialisées et transmises à l’administration via le portail mis à disposition par le gouvernement. Toutes les entités VYV3 doivent se conformer à cette nouvelle obligation.
Pour mener ce projet à bien dans les délais impartis et dans les meilleures conditions, un programme a été créé, sous la responsabilité de
- Karine Le Roy (sponsor),
- Christophe Courtabessis (responsable de programme),
- Fabienne Sanz (Chef de projet fiscal),
- Vani Barsoumian (Chef de projet conduite du changement),
- Sylvie Chevais (Chef de projet processus et flux)
- Etienne Chauvet (Chef de projet adaptation des outils et interfaces).
Qui est concerné ?
Sont concernés tous les métiers VYV3 pour les achats et, pour la vente, les métiers dont l’activité collecte de la TVA auprès des patients, résidents, clients…
Concrètement, toutes les entités de VYV3 devront pouvoir réceptionner des factures dématérialisées à terme en utilisant soit un outil métier pour les achats stockés (ex : COSIUM) soit en utilisant un outil générique pour les achats non-métier (type BASWARE).
De même, tous les outils de facturation métier (ex : COSIUM, SMART RX, NETFACTU, etc.) devront transmettre des informations à l’administration fiscale.
Dans les faits, nous sommes nombreux à être concernés :
- à chaque fois que l’on achète un produit ou une prestation à un fournisseur.
- à chaque fois que l’on facture une prestation ou un produit à un patient, une personne accompagnée ou un client, dès lors que la transaction implique de la TVA.
Évidemment, toutes les parties prenantes (fournisseurs, financeurs/tutelles…) avec lesquelles nous entretenons des relations contractuelles seront concernées également.
Les enjeux du programme ? Réussir une transformation collective tout en prenant en compte la diversité, les spécificités des entités et établissements qui composent VYV3. »
Christophe Courtabessis, Responsable SI Finance, Direction financière de VYV3 et responsable du programme Facturation électronique
Quels sont les avantages de la Facturation électronique ?
VYV3 et les entreprises de notre secteur sont soumises à de plus en plus d’obligations réglementaires en matière de gestion des risques et les contrôles fiscaux seront de plus en plus fréquents. Grâce à la facturation électronique, les équipes chargées de la facturation pourront consacrer davantage de temps aux contrôles, analyses des écarts et reporting, pour fiabiliser le circuit de facturation.
En quoi ce programme est-il complexe ?
La Facturation électronique nécessite de mettre en place :
- des ajustements imposés par la réglementation en matière de modèles de factures (mentions légales), sur les processus et le traitement des factures (suivi des statuts des factures), selon des modalités de travail à définir pour chaque métier ;
- une harmonisation de nos pratiques ;
- des adaptations des outils de facturation métiers (ex. Cosium pour l’optique/audio…) ;
- des outils dédiés aux achats (ex. Basware), répondant aux critères réglementaires.
La facturation électronique nous donne l’opportunité d’harmoniser nos pratiques en matière de gestion des factures, en achats comme en ventes. Mais c’est plus qu’une opportunité : l’harmonisation des pratiques est également une nécessité. Elle nous permet de mieux gérer les risques inhérents à la gestion des flux financiers. »
Karine Le Roy, Directrice générale adjointe
Pour présenter le projet et accompagner tous les changements qu’il implique, l’équipe projet a démarré en avril une série de rencontres avec les comités métiers et les Codirs des régions.
La facturation électronique en quelques chiffres
- COSIUM traite environ 1,4 millions de factures clients par an,
- Près de 500 000 factures sont gérés dans les outils de la pharmacie et 150 000 autres factures réparties sur tous les métiers,
- In fine plus de 20 outils de facturation clients seront impactés par la facturation électronique
- Environ 600 000 factures d’achats par an seront traitées avec l’outil BASWARE lorsque tout le périmètre VYV3 sera déployé.
- + de 4000 personnes seront concernées par le traitement des factures d’achats (métier et finance)
- La dématérialisation devrait contribuer à la politique de développement durable par l’économie d’au minimum 2,25 tonnes de papier pour VYV3.
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